Công việc văn phòng với tính chất đặc thù cùng khối lượng thông tin khổng lồ đòi hỏi người dùng cần phải có nhiều phương pháp lưu trữ tối ưu. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra cho bạn nhiều phương án lưu trữ thông tin phổ biến hiện nay ở các văn phòng.
Sổ sách văn phòng
Ghi chép sổ sách là một trong những hình thức lưu trữ thông tin được xem là lâu đời nhất và là hoạt động không thể thiếu trong các công việc văn phòng. Các thông tin được ghi lại giúp người dùng nhanh chóng lưu lại ý kiến hay nhận định ngay tại thời điểm viết. Điều này giúp tóm tắt thông tin cũng như hỗ trợ cho việc ghi nhớ sau này.
Lưu trữ thông tin trong những cuốn sổ cũng giúp chúng ta ghi nhớ tốt hơn và chủ động hơn trong việc kiểm tra tài liệu sau này.
Việc bảo quản sổ sách tương đối đơn giản khi cần chú ý đặt tại nơi khô thoáng, tránh ẩm ướt và bụi bẩn bên ngoài. Một cuốn sổ có khả năng lưu trữ đến cả trăm năm nếu được bảo quản đúng cách.
Đĩa CD/ DVD
Là một trong những phương pháp truyền thống, được ứng dụng từ lâu đời, sử dụng đĩa CD/DVD giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng. Các sản phẩm băng đĩa có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin cho người dùng. Hướng dẫn sử dụng đĩa tương đối đơn giản, dễ dùng, nhanh chóng phù hợp với hầu hết dân văn phòng.
Chi phí dành mua 1 chiếc đĩa CD/DVD được đánh giá khá rẻ, thấp nhất so với các hình thức lưu trữ thông tin khác. Việc bảo quản đãi CD/DVD cũng được hướng dẫn khá đơn giản với túi bọc chuyên dụng đi kèm, hạn chế gây xước bề mặt đĩa.
Tuy nhiên, hạn chế khi sử dụng đĩa CD hiện nay phải kể đến độ bền của sản phẩm khi đĩa dễ bị hỏng nếu không được bảo quản đúng cách. Nên bảo quản đĩa ở nơi khô thoáng, tránh ẩm ướt và ánh nắng mặt trời trực tiếp. Ghi chú nội dung đĩa trên bề mặt túi đựng để tiện cho việc tra cứu sau này.
Xem thêm sản phẩm: Đĩa CD lưu trữ thông tin
Ổ nhớ USB
Sử dụng USB là một trong những phương pháp lưu trữ thông tin hiện đại và được ưa chuộng nhất hiện nay. Thiết kế nhỏ gọn cùng dung lượng lớn là một điểm cộng cực lớn cho sản phẩm này.
Người dùng dễ dàng cop, lưu thông tin chỉ bằng vài động tác đơn giản, có thể được dùng bởi bất cứ ai. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể mã hóa mật khẩu USB để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật thông tin. Kích thước gọn cùng trọng lượng nhỏ cho phép người dùng USB có thể dễ dàng mang theo sản phẩm đi bất cứ đâu khi làm việc.
Mặc dù có tính ứng dụng cao, nhưng khi sử dụng USB, người dùng còn cần chú ý diệt virus cho sản phẩm. Thiết bị điện tử càng thông minh càng dễ gặp sự cố sử dụng nếu không chú ý. Đồng thời khi chọn mua, người dùng cần chọn sản phẩm có chất lượng đảm bảo và có dung lượng thích hợp với nhu cầu sử dụng bản thân.
Bảo quản USB ở nơi khô thoáng, tránh dính nước sẽ làm hỏng thiết bị. Khi sử dụng với máy tính, cần đảm bảo diệt sạch virus để tránh đánh mất thông tin dữ liệu bên trong.
