Họp nhóm (team work) là một trong những hình thức không thể thiếu trong mô hình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Buổi họp nhóm thành công có thể giúp tìm ra được những chiến lược mới nhằm đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra. Thấu hiểu được tầm quan trọng đó, Văn Phòng Xanh xin chia sẻ tới bạn đọc 8 quy tắc để tổ chức họp nhóm hiệu quả trong môi trường văn phòng công sở.
1. Đúng giờ giấc
Một trong những yếu tố làm nên thành công khi tổ chức họp nhóm là vấn đề giờ giấc. Bởi lẽ những người đến muộn 5-10 phút so với giờ giấc quy định sẽ phải kéo dài cuộc họp thêm 10 phút. Việc chờ những người đến muộn theo thói quen là không công bằng đối với những người đến đúng giờ. Hơn nữa, sự chờ đợi sẽ khiến cho cuộc họp bị trễ lại và ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình công việc. Do vậy mỗi cá nhân cần thiết lập thói quen đúng giờ trong công việc, không chỉ cho mỗi việc họp nhóm mà là nguyên tắc trong hoạt động chốn công sở.
2. Chia sẻ tài liệu tài liệu trước cuộc họp
Quy tắc này thường áp dụng cho bất kỳ ai đang muốn tổ chức cuộc họp hiệu quả, nhưng nó cũng liên quan đến bất kỳ ai có thông tin cần thiết để chia sẻ. Cung cấp tất cả các tài liệu chính trước cuộc họp cho phép người tham dự tự làm quen với các chi tiết để mọi người đều làm việc từ một điểm xuất phát chung.
Điều đó cũng có nghĩa là thời gian trong cuộc họp của bạn có thể được dành nhiều hơn để xây dựng, chẳng hạn như cùng nhau nêu bật các vấn đề, thảo luận các giải pháp và đưa ra quyết định cuối cùng khi đó thì kỹ năng thuyết trình của bạn phải thật tốt để cho mọi người có thể hiểu và nắm bắt được thông tin mà bạn muốn truyền đạt tới người nghe. Bên cạnh đó, việc sử dụng một số vật dụng nhanh quan trọng như: Sổ tay, bút, chuột, bút chuyển slide,… cũng là những vật dụng giúp bạn chỉn chu hơn và hỗ trợ bài thuyết trình của bạn một cách đắc lực
>>>Xem ngay: Một số vật dụng Văn Phòng Phẩm bạn có thể tham khảo
3. Tương tác bằng việc đặt câu hỏi
Hầu như chúng ta đều trải qua những cuộc họp giống như một cuộc độc thoại hơn là những cuộc thảo luận. Đây là một trong những cách làm sai lầm khi tổ chức họp nhóm. Hãy cố gắng tương tác với mọi người bằng cách đặt ra câu hỏi và khơi gợi quan điểm để khuyến khích mọi người tham dự tự do hơn trong việc đưa ra ý kiến của mình. Bằng cách lắng nghe các quan điểm khác nhau, bạn có thể đánh giá được khả năng và trình độ của các thành viên trong nhóm cũng như tìm ra cho mình được những phương án hoặc ý tưởng mới xuất sắc hơn.
Việc thường xuyên tương tác trong quá trình họp sẽ giúp não bộ tập trung hết công suất để có thể vận dụng và đưa ra những ý kiến mới mẻ và thú vị giúp giải quyết vấn đề đang vướng phải.
4. Mời đúng đối tượng
Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả là mời đúng đối tượng khi họp nhóm. Đã bao giờ bạn được tham dự một cuộc họp nhóm mà không biết mình đang có mặt ở đây với nhiệm vụ gì và tại sao lại phải có sự xuất hiện của mình chưa? Đây thật là một điều đáng tiếc bởi bạn đang dành nhiều thời gian lãng phí cho những nhiệm vụ và công việc không thật sự liên quan đến chuyên môn của mình.
Chính vì vậy, để tổ chức họp nhóm thành công, với cương vị là người chủ trì, bạn chỉ nên mời những thành viên thật sự liên quan để không làm lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực cho bản thân cũng như doanh nghiệp. Chỉ nên duy trì 5-7 thành viên trong mỗi cuộc họp để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng thành viên quá đông, bạn sẽ vô tình biến họ trở thành khán giả chỉ biết lắng nghe mà không mang lại được quá nhiều ý kiến đóng góp cho cuộc họp của mình.
5. Đừng mất tập trung
Vì lý do nào đó, tại mỗi cuộc họp nhóm, dường như có một số người có xu hướng đi kể những câu chuyện không liên quan đến chủ đề được thảo luận theo bất kỳ cách nào. Một cuộc nói chuyện lạc đề tại một cuộc họp thật sự có thể kéo dài cả phiên họp làm ảnh hưởng đến thời gian cũng như mục tiêu của cuộc họp.
Nhiệm vụ khó nhất để hoàn thành việc dẫn dắt một nhóm người là khiến họ tập trung. Cho dù đó là người tổ chức hay bất kỳ người tham gia nào, thì trách nhiệm điều hướng cuộc họp quay trở lại các chủ đề được giao và tập trung vào vấn đề chính là điều vô cùng cần thiết.
6. Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã trình bày ở mục 2, trước khi tiến hành tổ chức họp nhóm, ngoài thông báo mời họp, bạn nên gửi trước nội dung và đề tài sẽ được đề cập đến trong cuộc họp. Thực hiện điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian quý báu cho công tác chuẩn bị mà nó còn giúp cho những thành viên tham gia phải có ý thức về mục tiêu và bám sát nội dung, chủ đề sẽ thảo luận.
Trong khi diễn ra cuộc họp, đôi khi sự sôi nổi quá mức sẽ khiến mục tiêu bị chệch hướng bởi có vô vàn những ý kiến, phản biện và đề xuất đi qua xa so với các vấn đề trọng tâm được đặt ra ban đầu. Trong trường hợp này, người dẫn dắt cuộc họp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, không đúng mục tiêu và định hướng các thành viên của mình quay trở về đúng với nội dung ban đầu.
Giữ một thái độ tích cực, tôn trọng ý kiến và đưa ra giải pháp phù hợp sẽ là một trong những kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp vô cùng quan trọng.
7. Tổng kết sau khi kết thúc cuộc họp
Việc tổng kết những nội dung chính là yếu tố vô cùng cần thiết sau mỗi cuộc họp nhóm. Đây là một trong những kỹ năng tổ chức cuộc họp không thể thiếu. Đánh giá lại những điều đã làm được sau cuộc họp cũng như tóm tắt được những mặt thiếu sót và phương hướng triển khai trong tương lai sẽ giúp bạn có một cuộc họp thành công mà không bị trở nên vô nghĩa.
Ngoài ra, việc kết thúc cuộc họp nhóm đúng giờ như dự kiến sẽ khiến các thành viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu thay vì phải chịu áp lực quá nhiều về vấn đề thời gian.
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Văn Phòng Xanh đã cùng bạn tìm hiểu 7 quy tắc để tổ chức họp nhóm thành công. Khi đã nắm được các quy tắc này, cùng với các bước tổ chức cuộc họp hiệu quả, chắc chắn bạn có thể tự mình tổ chức cũng như tham gia được những cuộc họp chất lượng nhất.
