Làm sao để quản trị hệ thống nhân sự hiệu quả luôn là bài toán khó khiến không ít doanh nghiệp phải đau đầu. Khi gặp phải bài toán này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được các bước để xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để phù hợp với từng bước đi chiến lược của công ty. Trong bài viết dưới đây, Văn Phòng Xanh sẽ bật mí cho bạn 5 bước để quản lý nhân sự tốt nhất mà các nhà lãnh đạo không nên bỏ qua.
Quản trị nhân sự là gì?
Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực là công việc rất quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp, công ty nào. Theo giáo sư người Mỹ Dinock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”; còn Giáo sư Felix Migro lại nhận định rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được”.
Trong khi đó, theo Wikipedia: “Quản trị nhân sự hay là Quản lý nguồn nhân lực là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồn nhân lực. Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm”.
Dù là khái niệm nào đi chăng nữa thì mục đích cuối cùng của công tác quản trị nhân sự vẫn là giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng đối với những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty.
Vai trò và mục đích của quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể:
Lựa chọn đúng nhân viên – ứng cử viên sáng giá
Một trong những công việc quan trọng của bộ phận Nhân sự đó chính là tuyển dụng. Dựa vào kiến thức chuyên môn của từng bộ phận, họ sẽ tuyển chọn và cung cấp cho các phòng ban, bộ phận những ứng cử viên sáng giá và phù hợp nhất. Đây là việc làm tiên quyết, tác động trực tiếp đến sự hài lòng công việc của nhân viên khi họ được làm việc trong cấp bậc thích hợp, góp phần làm giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Giúp nhân viên đánh giá năng lực của bản thân
Một doanh nghiệp với hệ thống quản lý nhân sự được thực hiện theo một quy chuẩn, bài bản sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng cá nhân thông qua quá trình đánh giá năng lực, hướng nhân viên hành động theo năng lực của họ và cũng cung cấp các dự tính để đạt được tiến bộ. Theo đó, năng lực của nhân viên theo vai trò của họ sẽ được giám sát thường xuyên, các nhân viên có thể cho ra một phác thảo về mục tiêu và cách tiến đến mục tiêu cuối cùng nhằm giúp phát triển bản thân một cách tốt nhất. Kết quả đạt được là nhân viên sẽ được thúc đẩy về động lực, tinh thần làm việc để thực hiện và hoàn thành công việc tốt hơn.
Xây dựng một môi trường làm việc tốt
Một doanh nghiệp muốn giữ được “chân” nhân viên gắn bó lâu dài thì việc xây dựng một môi trường làm việc tốt, văn hóa công ty thân thiện, chuyên nghiệp cũng là một trong những yếu tố hết sức quan trọng. Bởi khi được làm việc trong môi trường làm việc tốt, đáng tin cậy sẽ thúc đẩy nhân viên phát huy tính sáng tạo một cách tối đa, từ đó giúp mỗi cá nhân nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, đem lại kết quả đáng mong đợi cho cả công ty. Và để đạt được thành tựu đáng khích lệ như vậy thì không thể không kể đến vai trò to lớn của phòng Nhân sự trong việc cung cấp điều kiện làm việc tốt cho nhân viên.
Con người cần được tôn trọng
Để hệ thống nhân sự không rơi vào tình trạng khủng hoảng thì quản lý nhân sự của doanh nghiệp phải mang đến cho nhân viên một môi trường làm việc chuyên nghiệp – nơi họ được tôn trọng và được đưa ra tiếng nói của mình. Việc làm này cũng chính là giải pháp tối ưu nhằm tránh xu hướng thống trị, cũng như tránh được cuộc khủng hoảng với doanh nghiệp, tổ chức. Với một môi trường làm việc mà trong đó có sự tôn trọng giữa sếp với nhân viên, nhân viên với nhân viên… thì chắc chắn đó sẽ là nơi làm việc an toàn và doanh nghiệp chắc chắn sẽ được giữ vững.
Giải quyết tranh chấp
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều không tránh được những tranh chấp hay những xung đột trong quá trình làm việc. Khi gặp phải những tình huống như vậy thì bộ phận Nhân sự sẽ đóng vai trò như một nhà tư vấn, hoặc cầu nối để giải quyết vấn đề một cách êm xuôi. Họ sẽ phải lắng nghe những tâm tư, những lời than phiền của nhân viên, từ đó đưa ra biện pháp giải quyết vấn đề một cách phù hợp để trấn an tinh thần của nhân viên, để họ cảm thấy hài lòng với mỗi vấn để và tiếp tục làm việc một cách hiệu quả.
Nâng cao các mối quan hệ công chúng nội bộ
Sự gắn kết các mối quan hệ trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Bởi thông qua các mối quan hệ đó, các thành viên trong công ty sẽ hiểu nhau hơn, trao đổi, trò chuyện và gắn bó với nhau hơn, từ đó sẽ tăng tính tương tác trong doanh nghiệp, giúp cho các phòng ban thêm gắn kết và công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Và để làm nên điều này thì quản lý nhân sự cũng chính là một trong những bộ phận chịu trách nhiệm thực thi. Họ có thể nâng cao các mối quan hệ công chúng nội bộ bằng cách tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp giữa các phòng ban hay thực hiện thông qua các hoạt động như team building hàng tháng.
Khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên
Trong quá trình quản lý nhân sự, người làm công tác quản lý phải làm cho nhân viên luôn cảm thấy hài lòng về môi trường làm việc. Để thực hiện được điều này, họ sẽ xác định nhân viên đang hài lòng và không hài lòng về vấn đề gì thông qua việc tiến hành khảo sát từng nhân viên. Đây là việc làm quan trọng giúp họ biết được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, từ đó xác định những vấn đề còn tồn tại khiến nhân viên không hài lòng, và tìm ra những giải pháp tốt nhất để tạo động lực cho nhân viên.
Đem lại lợi ích cho nhân viên
Để nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, người làm công tác quản lý nhân sự phải luôn luôn nghiên cứu và đưa ra những chương trình phúc lợi – quyền lợi cho nhân viên như: chính sách tăng lương, phụ cấp, chính sách bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp, ốm đau, bệnh tật, hiếu hỉ… Làm tốt điều này thì toàn bộ cán bộ công nhân viên mới yên tâm làm việc và cống hiến dài lâu với doanh nghiệp.
Xử lý hệ thống tính lương và cập nhật mức lương mới nhất
Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì hệ thống quản lý nhân sự đều có trách nhiệm duy trì hệ thống tính lương cũng như xử lý các đợt tuyển dụng nhân viên hàng tháng, hàng năm. Ngoài ra, bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm phụ trách và đảm nhiệm đầy đủ các thông tin liên quan đến lương thưởng của toàn bộ nhân viên. Họ sẽ khuyến nghị mức lương của từng nhân viên dựa trên mức lương cơ bản của thị trường đồng thời xác định phạm vi mức lương cho doanh nghiệp nhờ vào những cập nhật thông tin và kiến thức mới nhất.
>>>Xem ngay: Một số vật dụng Văn Phòng Phẩm bạn có thể tham khảo:
Phân loại quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự chiến lược
Việc quản lý nhân sự chiến lược chủ yếu tập trung vào nhu cầu hiện tại và tương lai. Các yếu tố chính cần kiểm tra gồm tuyển dụng, luân chuyển nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên. Thông qua đây để biết được các yêu cần nhân sự ngắn hạn và dài hạn của mình.
Quản lý nhân sự chiến thuật
Hình thức này chủ yếu tập trung vào việc phát triển và lập kế hoạch cho tất cả các nguồn nhân sự của tổ chức.
– Lập kế hoạch với các cấp độ và lịch trình nhân sự dựa trên nhu cầu định lượng và định tính đối với các nguồn nhân lực và năng lực có sẵn.
– Đưa ra kế hoạch nhân sự dài hạn, tạo khuôn khổ cho việc tuyển dụng cũng như lựa chọn và đào tạo nhân viên.
– Cấu trúc nhân viên – cơ bản, chức năng gồm đánh giá công việc, điều kiệm làm, lương thưởng… và kỹ thuật gồm các công cụ…
Quản lý nhân sự vận hành
Là việc tập trung chủ yếu vào các chức năng hỗ trợ hoặc qua trình đến dòng nhân viên
Ví dụ:
– Thiết lập quy trình tuyển dụng và tuyển chọn.
– Tạo và duy trì hồ sơ nhân viên.
– Cung cấp ID, công cụ, phương tiện làm việc…
Ngoài ra tất các khoản đầu tư vào nhân sự và các hoạt động liên tục phát triển chuyên môn cũng là một phần trong quản lý nhân sự vận hành.
Quy trình quản lý nhân sự
Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự
Một hệ thống quản lý nhân sự tốt là khi lãnh đạo cần thông tin về bất cứ một nhân sự nào hệ thống đều có thể cung cấp đầy đủ trong vòng 5 phút. Việc quản lý nhân sự hiệu quả không nhất thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu của bộ phận nhân sự. Nhà quản lý có thể triển khai bằng cách:
– Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận bao gồm các thông tin: họ và tên, tuổi, kinh nghiệm, quê quán, ưu nhược điểm…
– Xây dựng một file hồ sơ theo dõi tuyển dụng để có thể tuyển chọn được những ứng cử viên có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được nhu cầu công việc ở các bộ phận.
– Bảng theo dõi về khả năng của nhân viên để đưa ra quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ của nhân viên, từ đó có thể phân bổ nhân viên ở những vị trí phù hợp.
– Bảng theo dõi lương: giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được mức lương cụ thể của từng nhân viên để có những điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí.
Xây dựng quy trình quản lý nhân sự chính xác
Để xây dựng được quy trình quản lý nhân sự rõ ràng phụ thuộc rất nhiều vào mô hình của mỗi một doanh nghiệp. Nó có thể được xem là một bản đồ chiến lược nhân sự, bao gồm:
– Quy trình tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự
– Xây dựng kế hoạch đào tạo cũng như quy trình điều chuyển nhân sự cho các phòng ban
– Các chế độ đãi ngộ
– Những nội quy, quy định được áp dụng tại doanh nghiệp
– Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng nhân viên
Đây được xem là biện pháp quản lý nhân sự rất hiệu quả mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bởi việc xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên sẽ giúp họ có định hướng về công việc một cách rõ ràng; không bị choáng ngợp hay áp lực khi bắt đầu công việc. Qua đó, người quản lý cũng có thể bám sát được hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng hơn, từ đó để đưa ra một lộ trình đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên. Với cách quản lý này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả công việc chuyên môn cao đối với bất cứ một doanh nghiệp nào.
Hướng dẫn cách thức làm việc cho nhân viên mới
Đối với những nhân viên khi mới bắt đầu tới doanh nghiệp của bạn, họ rất dễ bị hoang mang, bỡ ngỡ với môi trường làm việc. Vì vậy, người quản lý cần hướng dẫn nhân viên mới cách thức làm việc cụ thể hoặc giao cho những nhân viên cũ hướng dẫn công việc kể cả đó là công việc chuyên môn. Bởi mỗi môi trường làm việc các doanh nghiệp đều có yêu cầu và cách thức làm khác nhau. Việc hướng dẫn cách thức làm việc cho nhân viên mới sẽ giúp họ hòa nhập với môi trường mới dễ dàng, từ đó họ sẽ cảm thấy thoải mái, tự tin hơn để bắt đầu công việc một cách hiệu quả.
Chính sách thưởng phạt rõ ràng
Để trở thành một nhà quản lý nhân sự tài ba, một trong những yếu tố tiên quyết giúp bạn “giữ chân” nhân tài đó là bạn phải xây dựng được một kế hoạch thưởng phạt rõ ràng. Bởi với những người làm việc hiệu quả khi được nhận một phần thưởng xứng đáng họ sẽ cảm thấy công sức, cống hiến của họ được ghi nhận, họ sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn. Còn đối với những nhân viên làm việc kém hiệu quả khi bị khiển trách hoặc bị phạt họ sẽ nhận ra sai lầm của mình và không tái phạm nữa.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự, Với các doanh nghiệp có nền văn hóa vững mạnh thì mọi cá nhân sẽ ý thức được giá trị cốt lõi và tinh thần doanh nghiệp là nền tảng để duy trì sự gắn kết và công hiến của nhân viên với mục tiêu chung.
Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất (Performance management ) chính là quá trình đánh giá hiệu quả của nhân viên từ đó đưa ra những phương pháp cải thiện nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc. Hoạt động này thường được bộ phận nhân sự tổ chức vào mỗi dịp cuối năm gồm biểu mẫu đánh giá quản lý tiến độ, bài toán lương thưởng dựa trên chất lượng làm việc.
Đảm bảo tuân thủ quy định
Đây là một phần rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự nhằm đảm bảo mọi cá nhân thuận theo các quy định của doanh nghiệp. Để hiệu quả thì bộ phận nhân sự sẽ phải đưa ra những quy định riêng cho tổ chức, doanh nghiệp của mình. Cũng như chính sách thưởng phạt minh bạch, rõ ràng.
Làm thế nào để quản lý nhân sự có hiệu quả
Quản trị nhân sự là một trong những việc làm đòi hỏi nhà quản lý phải thật khéo léo, bởi nếu không biết cách quản lý tốt nhân sự, sẽ dẫn đến tình trạng nhân sự không hứng thú với công việc, làm việc không phát huy hết khả năng của mình, bỏ việc, thậm chí là bán đứng lãnh đạo. Để quản lý tốt nhân sự nhà quản lý cần phải có những kỹ năng sau đây:
Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và sắp xếp công việc phù hợp
Mỗi người đều có những kỹ năng riêng và những điểm mạnh của mình. Có thể việc này người này làm không tốt, nhưng người ấy lại có thể làm tốt công việc khác. Quan trọng là nhà quản lý phải nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đấy có kế hoạch sắp xếp công việc hợp lý. Nhân viên sẽ làm tốt công việc theo đúng sở trường của mình.
Quan tâm tới đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên
Đời sống vật chất thể hiện thông qua tiền lương, thưởng mà nhân viên nhận được cũng như các chế độ phúc lợi. Một nhà quản lý được gọi là thành công là người không chỉ giỏi về chuyên môn, mà cũng cần có sự quan tâm thấu hiểu được tâm lý của nhân viên. Nên có những chính sách khen thưởng đối với nhân viên của mình để nhân viên thấy được mình có sự tôn trọng và có thể cống hiến hết mình cho công việc.
Lắng nghe, thấu hiểu và tạo động lực đối với nhân viên
Quản lý là người đứng đầu và là những người có quyền lực đối với đội ngũ nhân viên của mình. Tuy nhiên bạn không nên có tâm lý cậy mình là cấp trên để áp đặt nhân viên làm theo những yêu cầu của mình. Lắng nghe là một yếu tố rất cần thiết đối với nhà quản lý, để biết rằng họ đang mong muốn điều gì, họ muốn đóng góp ý kiến gì đối với công việc, đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đôi khi lắng nghe có tác dụng rất tốt trong việc điều chỉnh các kế hoạch trong kinh doanh.
Ngoài lắng nghe, bạn nên có những chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với nhân viên. Thưởng phạt giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc, để cho họ thấy rằng họ được công nhận và tôn trọng khi làm tốt công việc.
Cần có tầm nhìn sâu rộng trong quản lý nhân sự
Khi bạn làm bất kỳ công việc gì, bạn cũng cần có tầm nhìn và chiến lược cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là trong vấn đề quản trị nhân sự. Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn kiểm tra và đánh giá năng lực của nhân viên có đạt với yêu cầu hay không. Nếu mục tiêu không rõ ràng sẽ khiến nhà quản trị nhân sự khó có cái nhìn chi tiết về công việc và đánh giá năng lực làm việc và đóng góp của cá nhân đó.
Với quy trình quản lý nhân sự mà Văn Phòng Xanh vừa nêu trên, hi vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích giúp bạn xây dựng một trình quản lý nhân sự phù hợp. Quản lý nhân sự là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần, vì vậy để trở thành người “cầm quân” giỏi, ngoài việc xây dựng được quy trình quản lý thông minh, người quản lý nhân sự cần phải biết cách đặt, sắp xếp đúng người đúng việc, phải có bí quyết giữ chân những nhân tài.
