Hiện nay có những người có quá nhiều công việc phải giải quyết hằng ngày, họ cần một sự sắp xếp thời gian cụ thể để các công việc ấy được diễn ra một cách hiệu quả nhất, tránh việc bị bỏ sót công việc hoặc mang lại hiệu quả công việc kém. Bên cạnh đó, có một số thành phần trong giới trẻ hiện nay sử dụng thời gian một cách lãng phí, dành nhiều thời gian cho việc lướt web, chơi game…
Vì vậy việc thiết lập một thời gian biểu hằng ngày là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt là những người làm việc trong môi trường công sở với khối lượng công việc dày đặc. Vậy bạn đã biết cách lập thời gian biểu một cách hiệu quả chưa? Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.
Thời gian biểu là gì?
Thời gian biểu là một danh sách các công việc cần làm hàng ngày, bao gồm cả ăn uống, ngủ nghỉ… được sắp xếp theo một trình tự phụ thuộc vào người làm thời gian biểu. Đây là cách thực hiện biến ước mơ của mỗi người nhanh chóng trở thành sự thật và luôn chủ động trong công việc và học tập.
Thời gian biểu hợp lý sẽ giúp người lập nên nó không bị quên công việc và biết kiểm soát các công việc của mình một cách tốt nhất. Thiết lập những nguyên tắc về thời gian, về công việc giúp mọi thứ trở nên suôn sẻ.
Thậm chí, thời gian biểu còn là một quy trình những sắp xếp về việc người dùng sử dụng thời gian để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc, là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất cho những ai cảm thấy thời gian làm việc của mình trôi đi rất nhanh trong ngày.
Lợi ích của việc lập thời gian biểu là gì?
Lập thời gian biểu hiệu quả sẽ giúp bạn nhanh chóng chinh phục được mục tiêu trong công việc, bạn có thể dễ dàng nhìn ra các công việc quan trọng, cần ưu tiên thực hiện trước, tránh trường hợp bỏ sót, chậm trễ hoặc bị thiếu thời gian, đồng thời làm mất cân bằng giữa công việc và cá nhân. Làm việc và sinh hoạt theo thời gian biểu cũng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.
Khi biết trước danh sách mọi việc cần làm trong ngày, với những khoảng thời gian còn trống sẽ để điền vào công việc khác, qua đó cũng dễ dàng sắp xếp, ứng biến trong các tình huống cần thiết. Ngoài ra còn chủ động nắm được toàn bộ công việc, lịch trình cũng để giảm thiểu được áp lực, căng thẳng hay tránh tình trạng trễ “deadline” trong công việc và cuộc sống.
Thời gian biểu sẽ giúp mỗi người tận dụng, sử dụng quỹ thời gian trong ngày một cách hiệu quả nhất. Không những vậy khi sinh hoạt khoa học theo thời gian biểu đã được sắp xếp trước, bạn có thể cân bằng được chế độ làm việc, nghỉ ngơi, mang lại nhiều lợi ích cho sức khoẻ thể chất lẫn tinh thần.
Đặc biệt nó còn giúp chúng ta tránh được những áp lực, căng thẳng có thể xảy ra khi bị quá tải công việc, cảm thấy thiếu thời gian. Không những ảnh hưởng xấu cho sức khoẻ mà điều này cũng giúp loại bỏ được những thói quen xấu như bị trì hoãn, làm nhiều việc gây tiêu tốn và lãng phí thời gian.
>>>Xem ngay: Một số vật dụng Văn Phòng Phẩm bạn có thể tham khảo:
Cách lập thời gian biểu hàng ngày một cách hợp lý
Có nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau phụ thuộc vào từng người lập và công việc của người ấy. Đối với người đi học, sẽ có một mẫu thời gian biểu khác so với những người đang đi làm. Tuy nhiên, đối với thời gian biểu nào cũng tuân thủ theo những quy tắc nhất định, chẳng hạn thời gian nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân…
Bước 1: Liệt kê công việc cần làm trong ngày và trong tuần
Liệt kê tất cả danh sách các công việc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thể dục… để làm được điều này bạn cần có kỹ năng trong công việc và hiểu rõ.
Bạn sẽ sử dụng một quyển sổ tay để ghi lên những công việc mỗi ngày làm. Mục đích này sẽ giúp bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt. Cụ thể bạn sẽ ghi những công việc cần làm trong ngày, ghi rõ công việc cụ thể.
Bước 2: Phân chia thời gian
Sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian cho chúng một cách hợp lý, ưu tiên công việc nào quan trọng, dành nhiều thời gian và ngược lại. Sau khi bạn điền được những công việc, nhiệm vụ thì việc phân chia thời gian sẽ hơi phức tạp một chút. Bạn có thể bắt đầu bằng việc, phân chia thời gian ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng nhất thì làm trước, nhiệm vụ nhất định phải hoàn thành bạn nên đánh dấu sao hoặc dấu chấm than.
Còn nếu bạn đang nên kế hoạch cho cả một tuần thì hãy lên một bảng thời gian biểu danh sách những nhiệm vụ hàng tuần. Các nhiệm vụ hàng ngày cho tuần.
Ví dụ về mẫu lập thời gian biểu cá nhân cho 1 ngày của một người đi làm: Tổng – 24h/ngày
– 8h ngủ
– 9h đi lại và làm việc
– 1h thời gian ăn uống
– 30 phút cho việc tập thể dục
– 2h cho việc nghỉ trưa và giải trí
– 30 phút dành cho bạn bè
– 3h cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đình…
Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên nên liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ nên liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.
Bước 3: Ghi tất cả việc cần làm và nhớ nó một cách chính xác
Ghi danh sách công việc cần làm vào tờ giấy và ghi thời gian tương ứng, đối với công việc nào hoàn thành, bạn có thể dùng bút đánh dấu lại hoặc vẽ thời gian biểu cho tiện theo dõi. Sau mỗi ngày bạn cần kiểm tra lại xem mình thực hiện có đúng theo lịch trình ấy chưa, hoặc lịch trình như vậy có hợp lý không, để có sự điều chỉnh một cách hợp lý. Cuối tuần và cuối tháng, nên có một khoảng thời gian đánh giá lại hiệu quả và đề ra những mục tiêu mới cho bản thân.
Ví dụ, trong thời gian biểu của bạn:
– Nếu bạn phải đi họp vào thứ Tư, bạn nên ghi cụ thể thời gian, địa điểm và những người tham dự, thời gian bắt đầu và kết thúc. Bạn có thể ghi bằng cách gạch đầu dòng.
– Bạn nên viết bằng cách khoa học, thông minh, đừng viết như một bài luận.
Bước 4: Rà soát, tuân thủ thời gian biểu chặt chẽ
Mọi thời gian biểu dù có được chuẩn bị hay lên kế hoạch kỹ càng đến đâu, nhưng nếu không được thực hiện nghiêm chỉnh, chặt chẽ thì đều là vô ích. Do vậy, việc tuân thủ theo thời gian biểu đã lập cực kỳ quan trọng để đánh giá bạn đã làm việc hiệu quả hay chưa.
Sau khi hoàn thành công việc hãy rà soát lại danh sách để ghi chú trạng thái công việc như hoàn thành/chưa hoàn thành/ chuyển lịch… Nếu bạn là một người kỹ tính thì bạn còn có thể ghi chú thêm khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc để dễ dàng rà soát tiến độ thực hiện đã đúng với thời gian biểu hay chưa. Có không ít trường hợp một người dù thực hiện đầy đủ theo các đầu việc nhưng lại không đúng theo khung giờ, vẫn làm lệch kế hoạch đã đặt ra.
Nhìn chung để hoàn thành tốt được mọi công việc thì bạn cần nắm bắt được cách làm thời gian biểu. Đồng thời biết rõ những đầu công việc mà mình cần làm, từ đó có thể sắp xếp chúng một cách hợp lý gắn với thời gian thực hiện cụ thể.
Một số lưu ý khi lập thời gian biểu
Một số lưu ý khi lập thời gian biểu
– Linh hoạt, điều chỉnh thời gian biểu hợp lý trong quá trình sinh hoạt và làm việc bạn sẽ dễ dàng tình trạng chậm trễ, từ đó mà khiến cho công việc trở nên rối hơn, ảnh hưởng đến các công việc khác.
– Để có thể dễ dàng trong việc lập thời gian biểu, bạn có thể sử dụng các phần mềm ghi chú hỗ trợ, sổ ghi kế hoạch trên giấy hoặc ứng dụng.
– Khi mọi việc bạn triển khai không giống như với kế hoạch đã đề ra, đừng vội hốt hoảng mà từ từ điều chỉnh lại thời gian biểu của mình nếu cần thiết.
– Dự tính các yếu tố có thể gây xao nhãng nhưng vẫn cố gắng kiểm soát chúng để thời gian biểu được diễn ra đúng kế hoạch.
– Không nên trì hoãn công việc đã đặt ra trong thời gian biểu bởi các nhiệm vụ sẽ chất đống và thời gian biểu của bạn sẽ bị ngừng trệ khi các công việc liên tục bị trì hoãn.
– Áp dụng đồng thời các phương pháp quản lý công việc, thời gian khác để đạt hiệu quả cao hơn.
Như vậy với các bước đơn giản mà Văn Phòng Xanh đã chỉ ra, bạn có thể thiết lập được một mẫu thời gian biểu cho riêng mình, việc lên một thời gian biểu không mất nhiều thời gian, chỉ với một, hai phút nhưng nó lại có vai trò quan trọng trong cuộc sống.
