File hồ sơ là vật dụng văn phòng phổ biến trong các công ty, cơ quan hay đơn vị. Chúng được sử dụng để kẹp giữ, đựng và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ về sản phẩm này, hãy để Văn Phòng Xanh giải đáp thắc mắc đó giúp bạn nhé!!!
Các loại file hồ sơ mà bạn cần biết
1. Bìa còng
Sản phẩm làm từ giấy bìa cứng, bên ngoài bọc 1 lớp nhựa simili dẻo dai chắc chắn. Bìa còng có thể chống thấm nước, oxi hóa và tác động từ bên ngoài nhờ vào bộ còng bằng inox chống gỉ sét sáng bóng. Bìa còng có 3 kích thước là A4, F4 và FC, trong đó A4 là khổ được ưa chuộng hơn cả.
Bìa còng có rất nhiều loại như bìa còng ống, bìa còng bật, bìa còng nhẫn… Mỗi loại bìa sẽ có chức năng, công dụng và cách sử dụng khác nhau tùy theo nhu cầu, mục đích của người sử dụng. Cách sử dụng bìa còng vô cùng đơn giản.
2. Bìa quấn dây
Bìa được làm từ nhựa hoặc giấy, trong đó bìa quấn dây bằng nhựa sẽ có màu sắc đẹp và độ bền tốt hơn. Sản phẩm có phần vạt bìa, khi quấn dây chắc chắn bên ngoài thì miệng bìa được đóng kín giúp tài liệu không bị rơi ra ngoài.
File hồ sơ này có khổ F4 và A4, chứa được các khổ giấy thông dụng trong văn phòng. Bìa có độ dày chắc chắn, thiết kế đẹp, giá thành rẻ là mặt hàng văn phòng phẩm mà bạn nên sắm cho doanh nghiệp của mình.
3. Kệ đựng hồ sơ
Sản phẩm mang đến khoảng chứa rộng rãi giúp lưu trữ số lượng lớn giấy tờ (loại giấy tờ cần sử dụng nhiều lần). Ưu điểm của kệ là linh hoạt trong việc sử dụng, giúp phân loại hồ sơ dễ dàng, cấu tạo cứng cáp và chắc chắn, không bị ọp ẹp hay hư hỏng.
Trong các văn phòng, doanh nghiệp đều, tại bàn làm việc của mỗi nhân viên đều có sự hiện diện của kệ để hồ sơ trên bàn , các khay đựng tài liệu A4, khay để tài liệu,… Kệ đựng hồ sơ văn phòng sử dụng rộng rãi, đóng một vai trò quan trọng, đó là:
- Tài liệu được phân chia và sắp xếp gọn gàng, trong quá trình lưu trữ không bị hỏng hóc, gãy góc…
- Giấy tờ, hồ sơ được bảo quản khoa học, dễ dàng tìm kiếm, mang tới tác phong làm việc chuyên nghiệp.
- Hiện nay, mẫu kệ đựng hồ sơ được nhà sản xuất thiết kế nhiều kiểu dáng, muôn vàn sự lựa chọn.
- Kệ hồ sơ để bàn được thiết kế dạng thông thoáng, có khe hở giúp cho giấy tờ, hồ sơ không bị ẩm mốc.
- Bề mặt dụng cụ được sơn bóng bằng tĩnh điện dễ dàng vệ sinh lau chùi và hạn chế sự bong tróc.
- Mẫu kệ đựng hồ sơ lắp đặt dễ dàng, dễ sử dụng, đồng thời chi phí rẻ phù hợp túi tiền của mọi khách hàng.
4. Bìa lá
Bìa lá dùng để lưu trữ giấy tờ với số lượng ít và vừa. Ưu điểm của nó là màu sắc đẹp, khối lượng nhẹ, chất liệu bền, tiện đem theo khi di chuyển nhiều nơi. Sản phẩm rất phù hợp để bảo quản tài liệu khi đi ký kết hợp đồng, mang tài liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác hay kẹp tài liệu để chuẩn bị báo cáo.
Việc sử dụng bìa lá sẽ làm cho tài liệu được kẹp gọn gàng, giữ cho tài liệu sạch sẽ. Chẳng hạn, trong khi cầm các tài liệu quan trọng mà tay bẩn hoặc ướt có thể làm ảnh hưởng đến tài liệu. Việc đựng tài liệu trong bìa lá thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người được trao tài liệu. Bìa lá trong suốt người ta có thể đọc được ngay nội dung tài liệu mà không cần phải bỏ ra.
5. Bìa trình ký
Bìa trình ký là những chiếc bìa bằng nhựa hoặc gỗ, có gắn kẹp ở một đầu để kẹp tài liệu. Cái tên của nó đã phản ánh bản chất công việc của loại bìa này.
Bìa trình kí có 2 loại: Bìa trình kí đơn và bìa trình kí đôi. Trong hai loại này lại có bìa ngang và bìa dọc.
Nếu phân chia theo kích thước, thường người ta có bìa trình kí A4 và A5. Vậy tại sao không có bìa tình kí A3? Không phài là tài liệu A3 không được trình để kí. Mà người ta thường gấp đôi tờ A3 để đặt vào bìa trình kí A4.
Trên thị trường có nhiều hãng sản xuất bìa trình kí: Thiên Long, Xifu, Data King…
Các công ty lớn thường sử dụng bìa trình kí đôi, trong khi những công ty nhỏ thích bìa đơn. Điều này là vì các công ty lớn có nhiều thông tin nhạy cảm. Bìa trình kí đôi có thể che đi tài liệu cần trình.
