Phân tích công việc là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên. Tuy nhiên không phải nhà quản trị nào cũng hiểu rõ và ứng dụng kỹ năng này một cách hiệu quả trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Vậy kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực là gì? Làm thế nào để phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực hiệu quả? Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!
Kỹ năng phân tích công việc là gì? Mục đích chính của quá trình phân tích công việc
Job analytical – Phân tích công việc – là việc thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ những nhiệm vụ được đặt ra.
Quá trình phân tích công việc còn được hiểu đơn giản hơn là quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về nội dung công việc, từ đó xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm của bản thân cũng như những nhân viên khác.
Khi tiến hành phân tích công việc trong quản trị nhân lực, nhà quản trị sẽ trả lời được những câu hỏi quan trọng về nhiệm vụ cần làm và cách phân bổ nhân viên hợp lý.
Cụ thể:
- Công việc này gồm những phần nào? Đâu là phần quan trọng cần ưu tiên?
- Nhân viên nào thích hợp làm nhiệm vụ này?
- Nhiệm vụ này tạo ra giá trị gì cho công ty?
- Đầu việc này cần kỹ năng hay kiến thức gì?
Chung quy lại, mục đích chính của hoạt động phân tích công việc là:
- Là bước cơ bản cần làm trước khi tạo bản mô tả công việc cho từng vị trí, phòng ban.
- Xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.
- Làm rõ mối liên hệ giữa các phòng ban, nhân viên trong khi thực hiện công việc để phối hợp điều chỉnh, hợp tác hiệu quả.
- Nắm bắt được trình độ, kỹ năng, thế mạnh, hạn chế của từng nhân viên để từ đó phân bổ hợp lý.
>>> Xem ngay: Một số vật dụng văn phòng phẩm bạn có thể tham khảo:
Vai trò của kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nguồn nhân lực sao cho hợp lý và mang lại hiệu quả cao chính là bài toán mà mỗi nhà quản trị đều đang tìm cách giải quyết. Kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực vừa hay lại chính là chìa khóa để quản lý có thể tối ưu công tác quản trị nhân sự của mình. Vai trò của kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực đối với mỗi phòng ban, tổ chức cụ thể là:
- Giúp nhà quản trị tìm ra hướng đi hiệu quả cho quy trình tuyển dụng để tiếp tục hoàn thiện việc phân bổ nhân sự.
- Giúp lên kế hoạch phân công nhiệm vụ cho nhân viên hợp lý, khoa học
- Hỗ trợ nhà quản trị một cách tối ưu trong việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Hoàn thiện việc cải tiến điều kiện làm việc và bảo vệ sức khỏe nhân viên để đảm bảo thời gian làm việc lâu dài.
- Lập kế hoạch chương trình đào tạo nhân sự hợp lý.
Quy trình 5 bước phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực hiệu quả nhất
Không phải bất cứ nhà quản trị nào cũng nắm được kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực một cách thấu đáo và hiệu quả. 6 bước phân tích được giới thiệu dưới đây chính là các bước tiêu chuẩn bạn có thể dựa vào để nâng cao hiệu quả quản trị.
1. Xác định mục đích thu thập thông tin dữ liệu
Bạn được giao một công việc và cần phân chia cho các thành viên trong phòng ban để cùng hoàn thành, khi đó với tư cách là nhà quản trị, bạn sẽ làm gì đầu tiên?
Câu trả lời chính là xác định mục đích để thu thập dữ liệu công việc một cách chọn lọc nhất. Công việc này cần làm gì? Mục đích của từng nhiệm vụ là gì? Những chiến dịch trước đã từng làm như thế nào?… Việc trả lời những câu hỏi như thế sẽ giúp bạn xác định chính xác mục đích công việc để tìm phương pháp thu thập thông tin phù hợp.
2. Tiến hành thu thập dữ liệu cơ bản
Sau khi xác định mục đích chính xác, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập dữ liệu cơ bản về công việc phòng ban/ tổ chức của mình được giao. Dựa vào mô hình tổ chức, yêu cầu công việc, chức năng cũng như quyền hạn của công ty và các phòng ban, nhà quản trị sẽ lập được bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực dành cho các vị trí quan trọng cần có khi thực hiện công việc.
3. Chọn lọc các vị trí then chốt và phân bổ nhân sự phù hợp
Đây là bước có vai trò quan trọng nhất khi thực hiện quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực. Bởi khi cần chọn lọc vị trí then chốt để làm việc, nhà quản trị cần làm việc với nhân viên, đánh giá năng lực của họ và đưa ra lựa chọn phù hợp.
Phân bổ nhân sự đúng việc đúng năng lực sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.
4. Ứng dụng các phương pháp thu thập thông tin công việc
Tùy theo đặc trưng về điều kiện doanh nghiệp, tính chất công việc được giao cũng như quy mô nhân viên mà nhà quản trị sẽ áp dụng những cách thu thập thông tin khác nhau.
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc thường được sử dụng nhất là quan sát trực tiếp, phỏng vấn, form câu hỏi hoặc nhật ký làm việc.
5. Kiểm tra thông tin đã thu thập
Sau khi đã có những thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với những nhân sự đảm nhận nhiệm vụ hoặc ban lãnh đạo. Mục đích của bước kiểm tra này là để thống nhất ý kiến giữa các thành viên cùng thực hiện, từ đó tìm ra hướng triển khai công việc tốt nhất.
Trên đây chính là quy trình 5 bước cần thực hiện để phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên để thu thập thông tin phân tích công việc một cách hiệu quả, nhà quản trị cần có những phương pháp thu thập thông tin chất lượng. Cùng tham khảo những phương pháp đó trong phần tiếp theo.
3 phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực
Bí quyết thu thập thông tin để tiến hành phân tích công việc hiệu quả chính là sử dụng các hình thức hỏi bảng, form khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp để quan sát và đánh giá chính xác nhất.
1. Phương pháp quan sát trực tiếp
Phương pháp này tuy không mất thời gian chuẩn bị công cụ nhưng lại đòi hỏi nhà quản trị có sự quan sát tinh tế và khả năng đánh giá minh bạch, chính xác.
Cụ thể, nhà quản trị sẽ tiến hành quan sát quá trình làm việc của nhân viên các phòng ban một cách tinh tế và tích cực trên tất cả các nền tảng và hoạt động của công ty. Từ đó phần nào thấy được khả năng, kỹ năng của nhân viên để phân bổ công việc phù hợp.
2. Phương pháp bảng câu hỏi mở
Với phương pháp này, nhà quản trị sẽ gửi đến nhân sự các phòng ban những bảng câu hỏi được chuẩn bị trước với mục đích khai thác thông tin phục vụ cho phân tích công việc.
Các câu hỏi trong bảng thường sẽ hỏi về thông tin liên quan đến nhân viên, kỹ năng, mong muốn, câu hỏi tình huống gần gũi với công việc. Từ việc thu thập câu trả lời, nhà quản trị sẽ biết được đâu là nhân sự phù hợp cho nhiệm vụ.
3. Phương pháp phỏng vấn hành vi
Phỏng vấn trực tiếp với những câu hỏi thẳng thắn, khéo léo để nhân sự bộc lộ tính cách, khả năng làm việc của mình là phương pháp được nhiều nhà quản trị lựa chọn.
Dựa trên phản ứng của nhân viên, nhà quản trị có thể biết được đâu là vị trí phù hợp dành cho nhân viên đó, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra hiệu quả nhất.
Sự khác nhau giữa phân tích công việc và mô tả công việc
Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực và lập bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực đều là 2 hoạt động quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Để phân biệt 2 hoạt động này, nhà quản trị cần dựa vào mục đích thực hiện.
Phân tích công việc
- Đi sâu phân tích tính chất công việc
- Xác định rõ nhu cầu và các vị trí then chốt cho công việc
- Là cơ sở để tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc trong quản trị nhân lực
Mô tả công việc
- Liệt kê nội dung cụ thể công việc cần làm cho từng vị trí
- Mô tả nhiệm vụ cần làm cho từng vị trí
- Được lập sau khi đã tiến hành phân tích công việc xong
Những thông tin về kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực được chia sẻ trên đây chắc hẳn đã giúp nhà quản trị có thêm góc nhìn toàn diện hơn và biết cách ứng dụng kỹ năng này một cách hiệu quả trong công việc.
